Krajowy System e-Faktur
KSeF razem z Simpletax
Od 1 lipca 2025 roku wszyscy przedsiębiorcy w Polsce – zarówno jednoosobowe działalności, jak i spółki – są zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To ogromna zmiana w sposobie wystawiania i przesyłania faktur, która budzi wiele pytań i obaw.
Zespół Simpletax Biuro Rachunkowe Łódź pomaga firmom przejść przez ten proces bez stresu – wdrażamy KSeF, szkolimy i czuwamy nad prawidłowym rozliczaniem.Nie musisz znać technicznych szczegółów ani przepisów. Z nami obsługa e-faktur stanie się tak prosta, jak wysłanie maila.
Co to jest KSeF i kogo dotyczy?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowy system do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Każda faktura trafia do systemu elektronicznie i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny.
Obowiązek korzystania z KSeF jest wdrażany etapowo. Dla największych podatników zaczyna się od 1 lutego 2026 roku, a dla większości przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 roku.
W praktyce oznacza to:
- koniec ręcznego przesyłania wielu faktur w PDF,
- obowiązek odbierania faktur przez system KSeF,
- większą automatyzację obiegu dokumentów,
- konieczność dostosowania programu księgowego lub fakturowego.
Simpletax pomaga przejść przez cały proces — od sprawdzenia obecnego sposobu fakturowania po przygotowanie firmy do pracy w KSeF.
Dlaczego warto wdrożyć KSeF już teraz?
Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia techniczna. Firma musi sprawdzić sposób wystawiania faktur, obieg dokumentów, dostęp pracowników, integrację programu księgowego oraz zasady współpracy z księgowością.
Czekanie do ostatniego momentu może oznaczać problemy z konfiguracją, brakiem dostępu do faktur, błędami w danych lub opóźnieniami w księgowaniu.
Współpracując z Simpletax zyskujesz:
- analizę obecnego procesu fakturowania,
- dobór sposobu pracy z KSeF,
- wsparcie przy integracji programu księgowego lub fakturowego,
- uporządkowanie obiegu dokumentów,
- pomoc w pierwszych tygodniach działania systemu.
Twoja firma może wejść w KSeF spokojnie, bez przerw w pracy i bez chaosu w dokumentach.
Jak wygląda wdrożenie KSeF z Simpletax?
Każda firma ma inny sposób fakturowania, dlatego zaczynamy od analizy obecnej sytuacji. Na tej podstawie przygotowujemy plan wdrożenia dopasowany do Twojego biznesu.
Audyt fakturowania
Sprawdzamy, jak obecnie wystawiasz faktury, z jakiego programu korzystasz i jakie dane będą potrzebne do pracy w KSeF.
Konfiguracja systemu
Pomagamy przygotować sposób połączenia programu fakturowego lub księgowego z KSeF oraz uporządkować dostęp do faktur.
Testowanie i szkolenie
Przechodzimy przez pierwsze faktury testowe, pokazujemy zasady wysyłki, odbioru i weryfikacji dokumentów.
Wdrożenie w praktyce
Monitorujemy działanie procesu, pomagamy wychwycić błędy i wspieramy firmę w pierwszych tygodniach pracy z KSeF.
Cały proces wdrożenia zwykle zajmuje od 2 do 5 dni roboczych, w zależności od stopnia skomplikowania firmy, programu fakturowego i liczby osób zaangażowanych w obieg dokumentów.
Brak wdrożenia KSeF — jakie są ryzyka?
Nieprzygotowanie firmy do nowego obowiązku może spowodować problemy w fakturowaniu, księgowaniu i bieżącym obiegu dokumentów.
- błędy przy wystawianiu i odbieraniu faktur,
- opóźnienia w księgowaniu dokumentów,
- brak dostępu do faktur w odpowiednim czasie,
- problemy z rozliczeniami VAT,
- chaos w komunikacji między firmą a księgowością.
Simpletax pomaga uporządkować proces, zanim KSeF zacznie realnie utrudniać codzienną pracę firmy.
Korzyści z wdrożenia KSeF w Twojej firmie
Dobrze wdrożony KSeF może uporządkować obieg faktur i przyspieszyć współpracę z księgowością.
- sprawniejszy obieg dokumentów,
- mniej błędów w fakturach,
- łatwiejsza archiwizacja dokumentów,
- szybszy dostęp księgowości do faktur,
- większa kontrola nad procesem fakturowania.
Wdrożenie KSeF bez stresu
Przygotujemy Twoją firmę do pracy w nowym systemie i pomożemy przejść przez zmianę bez przestojów w codziennym działaniu.
Skontaktuj się z namiNajczęściej zadawane pytania o KSeF
KSeF to Krajowy System e-Faktur, czyli rozwiązanie związane z wystawianiem i obsługą faktur ustrukturyzowanych. Zakres obowiązków zależy od przepisów i sytuacji konkretnego przedsiębiorcy.
Tak. Wspieramy przedsiębiorców w przygotowaniu firmy do zmian związanych z KSeF oraz w uporządkowaniu procesów związanych z obiegiem dokumentów.
Tak. Oferujemy wsparcie w zakresie organizacji wdrożenia, przygotowania procesów i bieżącego uporządkowania obszarów związanych z fakturowaniem.
Nie. Zakres obowiązków może dotyczyć różnych przedsiębiorców, dlatego warto wcześniej sprawdzić, jak nowe wymagania wpływają na konkretną działalność.
Tak. Wspieramy klientów tak, aby obowiązki związane z KSeF były spójne z bieżącą organizacją księgowości i dokumentów w firmie.
Najpierw ustalamy, jak wygląda obecny sposób pracy z dokumentami w firmie, a następnie omawiamy dalsze kroki i zakres potrzebnego wsparcia.