BIURO RACHUNKOWE SIMPLETAX SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

1. Informacje Ogólne i Definicje
   1. Usługodawcą jest spółka Biuro Rachunkowe Simpletax Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi przy ul. Piotrkowskiej 276A, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001204136.
   2. Niniejszy Regulamin określa warunki korzystania z usługi biura rachunkowego Simpletax, zwanej dalej Usługą.
   3. Klientem w rozumieniu Regulaminu jest podmiot, na rzecz którego świadczona jest Usługa.
   4. Klienci korzystający z Usługi zobowiązani są do przestrzegania niniejszego Regulaminu.
   5. Klientem mogą być osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w formie jednoosobowej lub w formie spółki, rozliczające się na podstawie Księgi Przychodów i Rozchodów lub innych ewidencji.
   6. Niniejszy regulamin jest Regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
   7. Dokument oznacza dokument lub zbiór dokumentów przesyłanych do biura rachunkowego w formie elektronicznej (skan lub inna forma cyfrowa) w celu przetworzenia informacji w nim zawartych dla celów podatkowych lub ZUS.
   8. RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Jest to akt prawny przyjęty przez Unię Europejską regulujący zasady ochrony danych osobowych zastępujący dyrektywę 95/46/WE z 1995 r.
2. Obowiązki i Odpowiedzialność Usługodawcy
   1. Usługodawca zobowiązuje się do zaksięgowania przekazanych przez Klienta cyfrowych kopii Dokumentów związanych z jego działalnością gospodarczą, a następnie sporządzania na ich podstawie, w zależności od stosowanej przez Klienta formy rozliczeń:
      1. Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji Przychodów;
      2. Rejestrów VAT;
      3. Ewidencji Środków Trwałych;
      4. List płac w oparciu o kwoty brutto poszczególnych elementów listy płac podanych przez Klienta;
      5. Rachunków do umów cywilno-prawnych;
      6. Deklaracji i informacji VAT lub JPK_V7 oraz PIT, a następnie przekazaniu ich do właściwego Urzędu Skarbowego lub systemu informatycznego Ministerstwa Finansów;
      7. Deklaracji i zgłoszeń ZUS, a następnie ich przekazaniu do systemu „Płatnik” Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;
      8. Plików JPK_PKPIR lub JPK_EWP, a następnie przekazaniu ich do uprawnionych organów kontroli na żądanie tych organów.
   2. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe ujęcie w księgach i rejestrach VAT dokumentów przekazanych poprzez udostępniony system informatyczny oraz sporządzenie na ich podstawie wszelkich wymaganych przez organy podatkowe i ZUS deklaracji i informacji.
   3. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za przekazanie deklaracji i informacji o których mowa w pkt. 2.2. do odpowiednich organów (Urząd skarbowy oraz ZUS).
   4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za błędy powstałe w wyniku przekazania skanów Dokumentów, których oryginalne wersje nie są w posiadaniu Klienta, nie dotyczą prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, są niekompletne, nieczytelne.
   5. Obowiązkiem Usługodawcy jest udostępnienie uprawnionym organom kontroli kopii dokumentacji będącej w posiadaniu Usługodawcy, a dotyczącej działalności gospodarczej Klienta, na żądanie uprawnionych organów.
   6. Usługodawca zobowiązuje się do przekazania raportów VAT, PIT, PPE w terminie nieprzekraczającym 5 dni roboczych od dnia wykonania operacji „Zamknięcie miesiąca”.
   7. Usługodawca zobowiązuje się do przekazania raportu ZUS w terminie do 9 dnia następnego miesiąca.
   8. W przypadku wystąpienia nieoczekiwanych zdarzeń uniemożliwiających zaksięgowanie Dokumentów lub wygenerowania Raportów wg terminów wskazanych w punkcie 2.6. lub 2.7., Dokumenty zaksięgowane zostaną a Raporty wygenerowane w terminie możliwie najwcześniejszym, nie przekraczającym jednak terminów wymaganych polskim prawem.
   9. Usługodawca oświadcza, iż posiada wszelkie wymagane przez polskie prawo uprawnienia i kwalifikacje do świadczenia Usługi.
   10. Usługodawca zobowiązuje się do posiadania aktualnej polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej zawodowej, opiewającej na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 10 000 EUR.
   11. Usługodawca ponosi odpowiedzialność z tytułu świadczenia Usługi do wysokości sumy gwarancyjnej polisy odpowiedzialności cywilnej zawodowej obowiązującej w chwili wystąpienia zdarzenia.
3. Obowiązki i Odpowiedzialność Klienta
   1. Klient zobowiązany jest do podania prawdziwych danych w procesie zamawiania Usługi oraz zobowiązuje się do powiadomienia Usługodawcy o wszelkich zmianach dotyczących prowadzonej działalności gospodarczej, mającej wpływ na świadczenie Usługi.
   2. Klient zobowiązuje się przekazywać cyfrowe kopie dokumentów za pośrednictwem e-mail bądź wykorzystaniem innej metody udostępnionej przez Usługodawcę.
   3. Klient zobowiązuje się do przekazywania wyłącznie skanów Dokumentów oryginalnych, związanych z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, czytelnych, kompletnych oraz nieprzekazywania dokumentów już wcześniej przesłanych.
   4. Klient zobowiązuje się do przechowywania we własnym zakresie oryginałów dokumentów przekazanych do księgowania w miejscu oraz przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, bądź przekazania ich Usługodawcy w wyznaczony przez Usługodawcę sposób.
   5. Dokumenty Klient zobowiązuje się przesyłać w terminie do 8 dnia następnego miesiąca.
   6. Obowiązkiem Klienta jest sporządzanie adnotacji do dokumentu, gdy nie ma możliwości dokonania jego jednoznacznej klasyfikacji.
   7. W przypadku przekazania przez Klienta do księgowania dokumentów kosztowych, domniemywa się, że zostały one opłacone w całości.
   8. W przypadku przekazania przez Klienta dokumentów kosztowych o wartości przekraczającej 15 000 PLN, Klient oświadcza, że zostały opłacone na właściwe konto bankowe.
   9. W przypadku przesłania Dokumentów po fakcie przekazania Klientowi raportu PPE, PIT lub VAT, Dokumenty te będą uwzględnione w kolejnym okresie lub rozliczeniu korygującym.
   10. Dokumenty do rocznej deklaracji podatkowej Klient dostarcza najpóźniej 10 dni roboczych przed terminem złożenia deklaracji.
   11. Klient ma możliwość wykonania operacji „Zamknięcie miesiąca” potwierdzającej kompletność dokumentacji.
4. Warunki Zawierania i Rozwiązywania Umowy
   1. Umowa o świadczenie Usługi zawierana jest na czas nieokreślony.
   2. Umowa może być rozwiązana przez Klienta bez podania przyczyny, ze skutkiem na koniec kolejnego miesiąca.
   3. W przypadku likwidacji działalności gospodarczej przez Klienta, Umowa ulega rozwiązaniu z dniem likwidacji.
   4. W przypadku zawieszenia działalności gospodarczej zawieszeniu ulega również Umowa na okres zawieszenia.
   5. Jeżeli zawieszenie trwa dłużej niż 24 miesiące, Umowa ulega rozwiązaniu w ostatnim dniu miesiąca, w którym ten termin upłynął.
   6. Usługodawca może rozwiązać Umowę bez podania przyczyny, za jednomiesięcznym wypowiedzeniem.
   7. Usługodawca może zawiesić usługę lub rozwiązać Umowę bez wypowiedzenia w przypadkach naruszenia obowiązków przez Klienta.
   8. W przypadku braku płatności Usługodawca może zablokować dostęp do rejestrów księgowych Klienta.
5. Rozliczenia i Opłaty
   1. Za wykonaną usługę, Usługodawca otrzyma wynagrodzenie zgodne z umową oraz ewentualne koszty dodatkowe.
   2. Podstawą do naliczenia opłaty stałej jest wykonanie pierwszej czynności rozliczeniowej danego miesiąca.
   3. Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur VAT w postaci elektronicznej.
6. Reklamacje
   1. Reklamacja powinna być złożona pisemnie, zawierać dane Klienta i opis zdarzenia.
   2. Usługodawca udziela odpowiedzi na reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania.
7. RODO i Powierzenie Danych Osobowych
   1. Klient jako Administrator danych powierza Usługodawcy dane osobowe zgodnie z przepisami prawa.
   2. Podmiotem przetwarzającym dane jest Biuro Rachunkowe Simpletax Sp. z o.o.
   3. Dane są przetwarzane w celu prawidłowego świadczenia Usługi oraz w innych zgodnych z prawem celach.
   4. Usługodawca gwarantuje przestrzeganie zasad RODO i zabezpieczenie danych.
   5. Dane będą przechowywane przez okres świadczenia usługi oraz przez minimum 5 lat po jej zakończeniu.
   6. Klientowi przysługuje prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych.

Regulamin obowiązuje od dnia 05.11.2025 r.