Regulamin świadczenia usług biura rachunkowego

Dane Usługodawcy

1. Informacje ogólne i definicje

• Usługodawcą jest spółka Biuro Rachunkowe Simpletax Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi przy ul. Piotrkowskiej 276A, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001204136.
• Niniejszy Regulamin określa warunki korzystania z usługi biura rachunkowego Simpletax, zwanej dalej Usługą.
• Klientem w rozumieniu Regulaminu jest podmiot, na rzecz którego świadczona jest Usługa.
• Klienci korzystający z Usługi zobowiązani są do przestrzegania niniejszego Regulaminu.
• Klientem mogą być osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w formie jednoosobowej lub w formie spółki, rozliczające się na podstawie Księgi Przychodów i Rozchodów lub innych ewidencji.
• Niniejszy Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
• Dokument oznacza dokument lub zbiór dokumentów przesyłanych do biura rachunkowego w formie elektronicznej, w szczególności jako skan lub inna forma cyfrowa, w celu przetworzenia informacji w nim zawartych dla celów podatkowych lub ZUS.
• RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

2. Obowiązki i odpowiedzialność Usługodawcy

Usługodawca zobowiązuje się do zaksięgowania przekazanych przez Klienta cyfrowych kopii Dokumentów związanych z jego działalnością gospodarczą, a następnie sporządzania na ich podstawie, w zależności od stosowanej przez Klienta formy rozliczeń:

• Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji Przychodów,
• Rejestrów VAT,
• Ewidencji Środków Trwałych,
• list płac w oparciu o kwoty brutto poszczególnych elementów listy płac podanych przez Klienta,
• rachunków do umów cywilnoprawnych,
• deklaracji i informacji VAT lub JPK_V7 oraz PIT, a następnie przekazania ich do właściwego Urzędu Skarbowego lub systemu informatycznego Ministerstwa Finansów,
• deklaracji i zgłoszeń ZUS, a następnie przekazania ich do systemu „Płatnik” Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
• plików JPK_PKPIR lub JPK_EWP, a następnie przekazania ich do uprawnionych organów kontroli na żądanie tych organów.

Usługodawca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe ujęcie w księgach i rejestrach VAT dokumentów przekazanych poprzez udostępniony system informatyczny oraz sporządzenie na ich podstawie wymaganych deklaracji i informacji.

Usługodawca ponosi odpowiedzialność za przekazanie deklaracji i informacji do odpowiednich organów, w szczególności Urzędu Skarbowego oraz ZUS.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za błędy powstałe w wyniku przekazania skanów Dokumentów, których oryginalne wersje nie są w posiadaniu Klienta, nie dotyczą prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, są niekompletne lub nieczytelne.

Obowiązkiem Usługodawcy jest udostępnienie uprawnionym organom kontroli kopii dokumentacji będącej w posiadaniu Usługodawcy, a dotyczącej działalności gospodarczej Klienta, na żądanie uprawnionych organów.

W przypadku wystąpienia nieoczekiwanych zdarzeń uniemożliwiających zaksięgowanie Dokumentów lub wygenerowanie Raportów w terminach wskazanych powyżej, Dokumenty zostaną zaksięgowane, a Raporty wygenerowane w terminie możliwie najwcześniejszym, nieprzekraczającym terminów wymaganych polskim prawem.

Usługodawca oświadcza, iż posiada wszelkie wymagane przez polskie prawo uprawnienia i kwalifikacje do świadczenia Usługi.

Usługodawca zobowiązuje się do posiadania aktualnej polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej zawodowej, opiewającej na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 10 000 EUR.

Usługodawca ponosi odpowiedzialność z tytułu świadczenia Usługi do wysokości sumy gwarancyjnej polisy odpowiedzialności cywilnej zawodowej obowiązującej w chwili wystąpienia zdarzenia.

3. Obowiązki i odpowiedzialność Klienta

• Klient zobowiązany jest do podania prawdziwych danych w procesie zamawiania Usługi oraz do powiadomienia Usługodawcy o wszelkich zmianach dotyczących prowadzonej działalności gospodarczej, mających wpływ na świadczenie Usługi.
• Klient zobowiązuje się przekazywać cyfrowe kopie dokumentów za pośrednictwem e-mail bądź z wykorzystaniem innej metody udostępnionej przez Usługodawcę.
• Klient zobowiązuje się do przekazywania wyłącznie skanów Dokumentów oryginalnych, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, czytelnych, kompletnych oraz do nieprzekazywania dokumentów już wcześniej przesłanych.
• Klient zobowiązuje się do przechowywania we własnym zakresie oryginałów dokumentów przekazanych do księgowania w miejscu oraz przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego albo do przekazania ich Usługodawcy w wyznaczony przez niego sposób.
• Dokumenty Klient zobowiązuje się przesyłać w terminie do 8 dnia następnego miesiąca.
• Obowiązkiem Klienta jest sporządzanie adnotacji do dokumentu, gdy nie ma możliwości dokonania jego jednoznacznej klasyfikacji.
• W przypadku przekazania przez Klienta do księgowania dokumentów kosztowych domniemywa się, że zostały one opłacone w całości.
• W przypadku przekazania przez Klienta dokumentów kosztowych o wartości przekraczającej 15 000 PLN Klient oświadcza, że zostały opłacone na właściwe konto bankowe.
• W przypadku przesłania Dokumentów po fakcie przekazania Klientowi raportu PPE, PIT lub VAT, Dokumenty te będą uwzględnione w kolejnym okresie lub rozliczeniu korygującym.
• Dokumenty do rocznej deklaracji podatkowej Klient dostarcza najpóźniej 10 dni roboczych przed terminem złożenia deklaracji.
• Klient ma możliwość wykonania operacji „Zamknięcie miesiąca” potwierdzającej kompletność dokumentacji.

4. Warunki zawierania i rozwiązywania umowy

• Umowa o świadczenie Usługi zawierana jest na czas nieokreślony.
• Umowa może być rozwiązana przez Klienta bez podania przyczyny, ze skutkiem na koniec kolejnego miesiąca.
• W przypadku likwidacji działalności gospodarczej przez Klienta Umowa ulega rozwiązaniu z dniem likwidacji.
• W przypadku zawieszenia działalności gospodarczej zawieszeniu ulega również Umowa na okres zawieszenia.
• Jeżeli zawieszenie trwa dłużej niż 24 miesiące, Umowa ulega rozwiązaniu w ostatnim dniu miesiąca, w którym ten termin upłynął.
• Usługodawca może rozwiązać Umowę bez podania przyczyny, za jednomiesięcznym wypowiedzeniem.
• Usługodawca może zawiesić usługę lub rozwiązać Umowę bez wypowiedzenia w przypadkach naruszenia obowiązków przez Klienta.
• W przypadku braku płatności Usługodawca może zablokować dostęp do rejestrów księgowych Klienta.

5. Rozliczenia i opłaty

• Za wykonaną usługę Usługodawca otrzyma wynagrodzenie zgodne z umową oraz ewentualne koszty dodatkowe.
• Podstawą do naliczenia opłaty stałej jest wykonanie pierwszej czynności rozliczeniowej danego miesiąca.
• Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur VAT w postaci elektronicznej.

6. Reklamacje

• Reklamacja powinna być złożona pisemnie oraz zawierać dane Klienta i opis zdarzenia.
• Usługodawca udziela odpowiedzi na reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania.

7. RODO i powierzenie danych osobowych

• Klient jako Administrator danych powierza Usługodawcy dane osobowe zgodnie z przepisami prawa.
• Podmiotem przetwarzającym dane jest Biuro Rachunkowe Simpletax Sp. z o.o.
• Dane są przetwarzane w celu prawidłowego świadczenia Usługi oraz w innych zgodnych z prawem celach.
• Usługodawca gwarantuje przestrzeganie zasad RODO i zabezpieczenie danych.
• Dane będą przechowywane przez okres świadczenia usługi oraz przez minimum 5 lat po jej zakończeniu.
• Klientowi przysługuje prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych.

Regulamin obowiązuje od dnia 05.11.2025 r.